Riadenie obchodných vzťahov a komunikácia s dodávateľmi

Riadenie obchodných vzťahov a komunikácia s obchodnými partnermi

 

Účel spracúvania osobných údajov:

1.     Oslovenie potenciálnych obchodných partnerov.

2.     Evidencia kontaktných údajov obchodných partnerov  a ich zamestnancov v systéme  prevádzkovateľa.

3.     Manažment dopytov; komunikácia s dodávateľmi a odberateľmi.

 

Dotknuté osoby alebo kategória dotknutých osôb:

•       Kontaktné osoby alebo zamestnanci potenciálneho obchodného partnera.

•       Kontaktné osoby alebo zamestnanci obchodného partnera.

•       Štatutárne orgány, zamestnanci alebo iné osoby oprávnené konať v mene obchodného partnera.

 

Kategória osobných údajov:

Bežné osobné údaje.

 

Zoznam alebo rozsah osobných údajov:

•       Pre účely oslovenia potenciálnych obchodných partnerov: Názov organizácie, titul, meno a priezvisko, e-mailová adresa, telefónny kontakt.

•       Pre evidenciu kontaktných údajov obchodných partnerov a ich zamestnancov v systéme: Názov organizácie, titul, meno a priezvisko, e-mailová adresa, telefónny kontakt.

•       Pre manažment dopytov a komunikáciu s dodávateľmi a odberateľmi: Názov organizácie, titul, meno a priezvisko, e-mailová adresa, telefónny kontakt.

 

Právny základ spracúvania osobných údajov:

Zákonnosť spracúvania osobných údajov:

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje na základe oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Tento oprávnený záujem spočíva v potrebe:

•       zabezpečenia efektívnej komunikácie s obchodnými partnermi,

•       udržiavania a riadenia obchodných vzťahov,

•       vedenia agendy a plnenia zmluvných záväzkov.

Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné a tento oprávnený záujem nie je nadradený základným právam a slobodám dotknutých osôb.

 

Zákonná povinnosť spracúvania osobných údajov:
Spracúvanie osobných údajov na základe osobitného právneho predpisu sa nevykonáva.

 

Príjemcovia alebo kategórie príjemcov, ktorým budú osobné údaje poskytnuté:

Sprostredkovatelia podľa čl. 28 GDPR:

•       poskytovateľ webhostingu a platformy pre e-mailovú komunikáciu,

•       poskytovateľ IT služieb.

 

Iný oprávnený subjekt: 
Oprávnené subjekty podľa § 13 ods. 1 písm. c) zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a GDPR zahŕňajú:

•       Súdy a orgány činné v trestnom konaní: Na základe zákona č. 160/2015 Z. z. Civilný sporový poriadok a zákona č. 301/2005 Z. z. Trestný poriadok v znení neskorších predpisov.

•       Úrad na ochranu osobných údajov: Na základe zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

•       Colný úrad, Finančná správa a iné oprávnené orgány: Na účely plnenia daňových a colných povinností.

•       Slovenská obchodná inšpekcia (SOI): Na základe zákona č. 128/2002 Z. z. o štátnej kontrole vnútorného trhu.

•       Iné zákonom oprávnené subjekty: Daňové úrady, kontrolné a dozorné orgány.

 

Prenos do tretích krajín: Osobné údaje nie sú poskytované do tretích krajín.

 

Prenos do medzinárodných organizácií: Osobné údaje nie sú poskytované do medzinárodných organizácií.

 

Zverejňovanie osobných údajov:

Prevádzkovateľ osobné údaje nezverejňuje.

 

Doba uchovávania / kritérium jej určenia:

•       Pre účely oslovenia potenciálnych obchodných partnerov:  Do naplnenia účelu spracúvania.

•       Pre evidenciu kontaktných údajov obchodných partnerov a ich zamestnancov v systéme: Po dobu trvania zmluvného vzťahu a ďalších 5 rokov od jeho ukončenia.

•       Pre manažment dopytov a komunikáciu s dodávateľmi a odberateľmi: Po dobu trvania zmluvného vzťahu.

 

Prevádzkovateľ sa zaväzuje dodržiavať zásady spracúvania osobných údajov, ktoré zahŕňajú:

•       Osobné údaje poskytnuté dotknutou osobou budú spracúvané iba v rozsahu nevyhnutnom na dosiahnutie stanovených účelov. V prípade, že účel spracúvania osobných údajov odpadne, tieto údaje budú bezodkladne vymazané.

•       Prevádzkovateľ pravidelne reviduje uchovávané osobné údaje, aby zabezpečil, že ich uchovávanie je naďalej opodstatnené. Údaje, ktoré už nie sú potrebné alebo ktorých doba uchovávania uplynula, budú bezpečne vymazané alebo anonymizované.

•       Dotknutá osoba bude informovaná o novom účele a právnom základe spracúvania osobných údajov, ak dôjde k zmene pôvodne stanoveného účelu. Tým sa zabezpečí, že všetky zmeny v spracúvaní údajov budú pre dotknuté osoby plne transparentné.

•       Osobné údaje budú spracúvané len na vymedzený a oprávnený účel a nebudú ďalej spracúvané spôsobom nezlučiteľným s týmto účelom.

•       Osobné údaje musia byť správne a aktualizované. Prevádzkovateľ zabezpečí opravu nesprávnych údajov bezodkladne po tom, čo sa o nesprávnosti dozvie.

•       Osobné údaje budú chránené pred neoprávneným prístupom, spracovaním, zničením alebo stratou. Prevádzkovateľ je povinný nahlásiť závažné incidenty príslušnému úradu.

•       Prevádzkovateľ vedie záznamy o činnostiach spracúvania osobných údajov v súlade s čl. 30 GDPR, aby mohol preukázať súlad so zásadami ochrany osobných údajov.

•       Prevádzkovateľ je zodpovedný za dodržiavanie zásad spracúvania osobných údajov a musí byť schopný preukázať súlad s týmito zásadami na požiadanie úradu.

 

Technické a organizačné bezpečnostné opatrenia:

Prevádzkovateľ implementoval rozsiahle organizačné a technické opatrenia na ochranu osobných údajov, ktoré sú detailne zdokumentované v interných predpisoch. Tieto opatrenia pokrývajú fyzickú a objektovú bezpečnosť, informačnú bezpečnosť, šifrovú ochranu informácií, personálnu a administratívnu bezpečnosť, ako aj ochranu citlivých informácií. Sú navrhnuté tak, aby efektívne predchádzali neoprávnenému prístupu a zabezpečovali komplexnú ochranu osobných údajov v rámci organizácie. Realizácia týchto opatrení sa riadi presne definovanými právomocami a povinnosťami, ktoré sú uvedené v bezpečnostnej politike prevádzkovateľa.

 

Poučenie o forme požiadavky na poskytnutie osobných údajov od dotknutých osôb:

Poskytovanie osobných údajov je potrebné na základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa. Ak dotknutá osoba neposkytne požadované údaje, môže to viesť k nemožnosti nadviazania alebo udržiavania obchodného vzťahu, uzatvorenia zmluvy alebo riadneho plnenia zmluvných záväzkov.

 

Informácie o  existencii automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania:

Prevádzkovateľ vyhlasuje, že na základe získaných osobných údajov nedochádza k automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu vrátane profilovania.

 

Získavanie osobných údajov:

Osobné údaje sú získavané priamo od dotknutej osoby alebo od obchodných partnerov, ktorých zamestnancov alebo kontaktné osoby sa údaje týkajú. V prípade potreby môžu byť údaje získavané aj z verejne dostupných zdrojov.

 

Práva dotknutých osôb pri spracúvaní osobných údajov na základe oprávneného záujmu:

Právo na prístup – získať potvrdenie o spracovaní údajov a prístup k nim.

Právo na opravu – opraviť nepresné alebo doplniť neúplné údaje.

Právo na vymazanie (právo byť zabudnutý) – požiadať o vymazanie údajov, okrem prípadov preukazovania, uplatňovania alebo obhajovania právnych nárokov.

Právo na obmedzenie spracúvania – požiadať o obmedzenie spracúvania údajov v určitých situáciách.

Právo na prenosnosť údajov – dotknutá osoba nemá právo na prenosnosť údajov pri spracúvaní na základe oprávneného záujmu.

Právo podať sťažnosť – podať sťažnosť dozornému orgánu, ak sa domnieva, že spracovanie osobných údajov je v rozpore s GDPR.

Právo namietať – dotknutá osoba má právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu jej osobných údajov založenom na oprávnenom záujme prevádzkovateľa z dôvodov súvisiacich s jej konkrétnou situáciou. Prevádzkovateľ musí preukázať nevyhnutné závažné oprávnené dôvody pre spracúvanie, ktoré prevažujú nad záujmami, právami a slobodami dotknutých osôb, alebo dôvody na uplatnenie právnych nárokov.

 

Vaše právo si môžete uplatniť u nás kedykoľvek, a to písomnou formou alebo elektronicky doručením vašej žiadosti na  uvedené kontaktné údaje.